Projektportfoliomanagement ist eine Methode zur strategischen Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten in einem Unternehmen. Es geht dabei um die koordinierte Planung und Ausrichtung von Projekten auf die Unternehmensstrategie und die Ziele des Unternehmens.

Es beinhaltet die Identifikation, Bewertung und Auswahl von Projekten sowie deren Priorisierung. Dabei müssen auch mögliche Abhängigkeiten zwischen den Projekten berücksichtigt werden. Ziel ist es, die vorhandenen Ressourcen so effektiv wie möglich einzusetzen und das beste Ergebnis für das Unternehmen zu erzielen.

Das Projektportfoliomanagement umfasst oft eine ganze Bandbreite von Projekten, von kurzfristigen, taktischen Projekten bis hin zu langfristigen, strategischen Projekten. Die Auswahl der Projekte hängt von den Unternehmenszielen, der verfügbaren Ressourcen und der Kompetenz des Projektteams ab.

Ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement ist somit von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen, das mehrere Projekte parallel laufen hat. Es trägt dazu bei, die Effizienz der Projekte zu steigern und das Risiko von Fehlinvestitionen zu minimieren.

Die Umstellung auf agiles Projektportfoliomanagement kann gerade für Unternehmen im Versicherungsbereich eine echte Herausforderung sein. Es erfordert ein Umdenken in Bezug auf Prozesse, Strukturen und Kultur. Aber die Vorteile, die es mit sich bringt, sind immens: schnellere Markteinführungszeiten neuer Produkte, höhere Kundenzufriedenheit, bessere Zusammenarbeit und letztendlich eine höhere Rentabilität.

Damit Ihre agile Transformation erfolgreich verläuft, sind hier drei Faktoren, die unbedingt berücksichtigt werden sollten:

1. Schaffen Sie eine agile Kultur

Eine agile Kultur ist das Fundament für eine erfolgreiche agile Transformation. Die Kultur muss Veränderungen und kontinuierliche Verbesserungen fördern. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter in die Umstellung eingebunden werden, um die Zusammenarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Teams nach denselben Prinzipien und Werten arbeiten.

Sie basiert auf den Werten von Transparenz, Offenheit, Zusammenarbeit und ständiger Verbesserung. Im Versicherungsbereich kann dies bedeuten, dass Mitarbeiter in multidisziplinären Teams zusammenarbeiten, die aus Experten aus verschiedenen Abteilungen bestehen. So können sie schnell und flexibel auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren.

Ein weiteres Beispiel ist die Einführung von regelmäßigen Feedback-Schleifen. Dabei können Mitarbeiter, Kunden und Partner regelmäßig Feedback geben, um sicherzustellen, dass die Projekte auf dem richtigen Weg sind und dass mögliche Probleme frühzeitig erkannt werden. Auch können Ideen und Verbesserungsvorschläge ausgetauscht werden, um kontinuierlich die Qualität zu steigern.

Ein weiteres Merkmal einer agilen Kultur ist die Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen. Mitarbeiter können sich sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern und auch mal unkonventionelle Ideen einzubringen. Wenn etwas nicht so läuft, wie es geplant war, wird dies als Chance zur Verbesserung betrachtet.

Schließlich spielt auch die Führungskultur eine wichtige Rolle. Führungskräfte sollten die Vision, die Werte und die Prinzipien der agilen Kultur vorleben und ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, diese zu verinnerlichen. Nur so kann eine agile Kultur erfolgreich etabliert werden.

2. Setzen Sie eine agile Struktur auf

Die Implementierung einer agilen Struktur ist entscheidend, um die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu erhöhen. Das Projektportfolio sollte in kleine, cross-funktionale Teams aufgeteilt werden, um schnellere Entscheidungen zu ermöglichen und Risiken zu minimieren. Es ist auch wichtig, dass die Teams die notwendige Unterstützung erhalten, um erfolgreich zu sein.

Eine agile Struktur basiert auf der Aufteilung von Projekten in kleine, cross-funktionale Teams, die eigenständig arbeiten und Entscheidungen treffen können. Im Versicherungsbereich kann dies bedeuten, dass Teams aus Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen bestehen, um sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen in die Projekte einbezogen ist.

Ein Beispiel hierfür könnte die Entwicklung einer neuen Versicherungs-App sein. Ein cross-funktionales Team könnte sich aus Entwicklern, Marketingexperten, UX-Designern und anderen Spezialisten zusammensetzen. So kann das Team schneller Entscheidungen treffen, da es direkt aufeinander abgestimmt ist. Die Zusammenarbeit wird verbessert und die Qualität des Ergebnisses wird gesteigert.

Eine agile Struktur kann auch bedeuten, dass die Teams flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren können. Dies kann durch die Implementierung von agilen Methoden wie Scrum oder Kanban erreicht werden. Diese Methoden fördern eine höhere Transparenz und Zusammenarbeit und erleichtern die Planung, Priorisierung und Umsetzung von Projekten.

Ein weiteres Beispiel für eine agile Struktur im Versicherungsbereich ist die Einrichtung von regelmäßigen Stand-up Meetings, in denen Teams ihre Fortschritte und Herausforderungen besprechen. Diese Meetings fördern die Transparenz und ermöglichen es, frühzeitig Probleme zu identifizieren und zu lösen.

3. Verwenden Sie agile Methoden

Die Verwendung agiler Methoden wie Scrum oder Kanban kann Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen und Ihre Projekte besser zu managen. Die agilen Methoden fördern eine höhere Transparenz, Zusammenarbeit und Feedback und tragen so zur Verbesserung der Qualität bei. Wichtig ist jedoch, dass die agilen Methoden an die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Ein Beispiel ist die Nutzung von Kanban-Boards zur Visualisierung des gesamten Proejktportfolios und zur Verfolgung des Fortschritts jedes Projekts. Projekte und wichtige Arbeitspakete werden als „Karten“ auf dem Board dargestellt und in verschiedenen Spalten je nach Status des Projekts eingeteilt (z.B. „Warteschlange“, „In Arbeit“, „Abgeschlossen“). So behalten die Mitarbeitenen im Projektmanagementbüro den Überblick über alle laufenden Projekte und können Engpässe oder Verzögerungen schnell erkennen und darauf reagieren.

Ein weiteres Beispiel ist das regelmäßige Abhalten von Meetings zur Retrospektive. Hierbei handelt es sich um regelmäßige Treffen der Projektbeteiligten, um gemeinsam zu reflektieren, was in den vergangenen Wochen oder Monaten gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Retrospektiven fördern die kontinuierliche Verbesserung und können dazu beitragen, dass Projekte schneller und effektiver abgeschlossen werden.

Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz von agilen Teams für die Durchführung von Projekten. Agile Teams arbeiten in kurzen Sprints zusammen und können schneller auf Veränderungen reagieren und schnellere Fortschritte erzielen. Dadurch können Projekte effizienter und effektiver abgeschlossen werden und mögliche Risiken frühzeitig identifiziert und minimiert werden.