Ich bin gelernter SOFA (Sozialversicherungsfachangestellter) und habe in meiner Ausbildung noch mit der RVO und dem neuen SGB gearbeitet – mein Arbeitsplatz bestand aus viel Papier, der AEG Olympia und einem Terminal mit grüner Schrift aus schwarz. Irgendwann hatte ich die Gelegenheit, im Bereich Vertrieb die ersten PCs auf Basis von OS/2 mit Maus und Tastatur einzuführen. Es war das Jahr 2000 und für viele war der PC eine echte Herausforderung, da er zu Hause noch nicht stand. Also, eine echte Herausforderung für mich, nicht nur das fachliche Wissen über das CRM zu vermitteln – sondner viel Basisarbeit im Sinne von „Hilfe, Hilfe, mein Computer schreibt nur noch groß“.

Jetzt, 23 Jahre später wurden viele Innovationen am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden bei Krankenkassen eingeführt.

Aus meinen Gesprächen mit vielen C-Levels unterschiedlicher Kassen ergibt sich folgendes Bild:

Die Zukunft des Arbeitsplatzes in der GKV-Branche wird von drei Perspektiven bestimmt:

• Versicherte
• Mitarbeiter
• Organisation

Die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden und Mitarbeiter an den zukünftigen GKV-Arbeitsplatz steigen und beinhalten die Digitalisierung der Prozesse, die Transparenz, die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Ansprechpartnern und ein Mehr an Flexibilität bei Arbeitszeiten und -orten. Corona hat auch vor den Mitarbeitenden der Krankenkassen nicht halt gemacht und die Kassen vor große Herausforderungen gestellt: Wie kann gearbeitet werden, wenn die Geschäftsstellen geschlossen sind – und diesen „K-Fall“ hat kein Management als Blaupause in der Schublade gehabt!

Dabei ist die Einhaltung der branchenspezifischen Regularien, das hohe Datenschutz- und Informationssicherheitsniveau nur mit einen Kulturwandel innerhalb der Organisation zu bewältigen. Gerade remotes Arbeiten birgt viele Tücken in Sachen Datenschutz.

Ich habe Sachen ausgedruckt und in den Papiermüll geschmissen. Mein Mann hat einzelne Blätter unserem Sohn zum Malen gegeben. Es sind tolle Bilder entstanden, mit  personenbezogene Daten auf der Rückseite. Gut, dass mich die Kita darauf aufmerksam gemacht hat…

Eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts hat nun nicht viel mit einem Start-Up gemeinsam, und eine Implementierung im Sinne von „ab heute machen wir das jetzt so“ funktioniert natürlich nicht.

Um die Frage zu beantworten, wie man als Kasse arbeiten wird, muss ein Change-Projekt aufgesetzt werden mit den typischen Phasen wie Orientierung, Analyse, Konzeption, Pilotierung und Implementierung. Auch hier gilt: Wenn es klappen soll,  ist eine frühzeitige Einbeziehung aller beteiligten Personenkreise, einschließlich des Managements, der Fachabteilungen und der Mitarbeitenden und des Betriebsrates erforderlich. Der IT-Abteilung sollte ebenfalls frühzeitig involviert werden, um bedarfsgerechte Lösungen bereitzustellen – und zwar in einer Form, die komplexen technischen Hintergründe „einfach“ zu präsentieren und so eine Entscheidungsgrundlage für den weiteren Weg zu erarbeiten. Und dieser wird sicherlich je Kasse ganz anders aussehen.

Eine moderne Arbeitsumgebung bringt einen Kulturwandel in der Organisation mit sich und benötigt ein Change-Management. Veränderungen sind oft mit viel Unsicherheit im Kreis der Mitarbeitenden verbunden … „und was genau passiert jetzt mit mir?“. Um die Akzeptanz der Nutzer zu gewinnen und Ängste abzubauen, muss das Projekt eng begleitet werden. Die Reduktion von Komplexität und Vermeidung von Umsetzungsfehlern werden durch klare Projektschritte und eine bewährte Einführungsmethode erreicht – gut, wer sich als Organisation rechtzeitig auf eine Projektmanagement-Framework wie Prince2 oder IPMA geeinigt hat und es Erfahrungen in diesen Metofen gibt. Ähnlich wie bei der Software-Entwicklung mit dem Most Viable Product sollte auch hier mit MVPs in Form von  Pilotgruppen getestet werden. So lässt sich kurzfristig ableiten, wie und ob die neuen Arbeitsweisen  helfen, das Ziel zu erreichen.  Das Projektteam bildet die erste Pilotgruppe, um die vermeintlichen Vorteile des „neuen“ Arbeitens zu erleben und zu bewerten. Die Pilotteams werden vom Projektteam eng begleitet und arbeiten auf das Ziel hin, einen „Leuchtturm“ zu bauen, dessen neue Effektivität und Elan  motivierend auf die anderen Mitarbeiter ausstrahlt.

Einführung in den modernen Arbeitsplatz

1. Anwenderprofile: Es ist wichtig, die verschiedenen Anwenderprofile in der Organisation zu verstehen, um die Bedürfnisse und Anforderungen jedes einzelnen Profils zu unterstützen. Beispiele für Anwenderprofile sind Sachbearbeiter, Knowledge Worker, Führungskräfte und IT-Fachkräfte.
2. Arbeitsumfelder: WO und WOMIT arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter heute? Beispiele für Arbeitsumfelder sind das Verwaltungsgebäude, Besprechungsräume und unterwegs inkl. öffentlich zugänglicher Orte wie Cafés und Restaurants. Öffentliches WLAN, Tablets und Smartphones sind allgegenwärtig
3. Arbeitsmodelle und Einsatzmöglichkeiten: WIE ie Sie und Ihre Mitarbeiter heute arbeiten, und überlegen Sie, ob sich Arbeitszeitmodelle und Arbeitsweisen in Zukunft ändern werden. Überlegen Sie, wie Sie auf Veränderungen reagieren können, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu fördern und auf den Fachkräftemangel zu reagieren.

Übergreifende Dienste

Übergreifende Dienste wie Kommunikation, Wissensmanagement, Schulungen, Projektarbeit und eine zentrale auch remote erreichbare Datenablage werden immer wichtiger für eine erfolgreiche Arbeitsumgebung. E-Mail, Telefon, Fax und andere Kommunikations- und Informationsmanagement-Tools sind beispielhafte Anwendungen, die in der Regel von allen Benutzern genutzt werden.

Veränderung des Arbeitens und Arbeitsplätze Die Krankenkasse wird zukünftig weniger Geschäftsstellen haben, aber mehr Onlinegeschäft, und mehr Video-Meetings statt Reisetätigkeiten. Es wird auch eine Zunahme der Zusammenarbeit und Datenaustausch mit externen Dienstleistern geben, und die Nutzung von Thin Clients, Tablet-PCs und Notebooks wird zunehmen.

Mögliche Lösungsbausteine Es gibt viele mögliche Lösungsansätze, die für die Realisierung des GKV-Arbeitsplatzes der Zukunft verfolgt werden können. Zwei mögliche Lösungsbausteine,  sind Microsoft Office 365 und Cisco Webex. Beide bieten flexible und bedarfsgerechte Lizenzierungsmöglichkeiten, integrierte und vereinfachte Lizenzverwaltung und eine Vielzahl von Produkten und Diensten, die eine sichere, krankenkassenübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen.

Microsoft Office 365 ist eine Plattform, die mit den Legacy-Systemen der Krankenkasse integriert werden kann und eine gute Lösung für die Realisierung des GKV-Arbeitsplatzes der Zukunft ist. Es bietet flexible Lizenzierungsmöglichkeiten, eine bedarfsgerechte Ausstattung mit benötigten Programmen und Lizenzen zu realisieren.